2014 年 9 月，我初到少数派发布的第一篇文章是关于 OmniFocus 进阶技巧的；7 年后的今天，我正在使用 Things 最基础的列表功能管理所有待办任务。
这倒不是返璞归真，也不是某种数字理想的破灭。在我刚进入工作的阶段，靠着学习和摸索各种新工具，在工作上确实获得了更快的个人提升，但时间久了，似乎渐渐产生了厌倦，很难再获得和当初一样显著的收益，加上身为创业狗，永远有做不完的事情，对于工具本身的学习变成了奢侈。每次开始新的尝试，一两个月后总会渐渐地回归到最初的状态，留下一地鸡毛。
直到经历多个循环，尝试更理性地回顾，我才渐渐开始思考：那些不容易坚持走下去的路，是否真的适合我？
工具所铺设的道路
我很难长期坚持使用的工具，通常有以下特点。
需悉心维护
很多美好事物的维护成本是天然存在的，这是一个让混乱变成有序的过程。比如搭建一套知识库，创造一个产品，打造一个团队…… 这一点是对于个人坚持和经验的考验。
但并非所有的精力投入都有意义。对于工具，当有更多选择的时候，为了实现相近的目标，我会寻找相对最容易维护的那一个。
我从黑莓开始使用 Evernote，但数年后，当自己意识到只在其中做网页的剪藏，一团乱麻，作为笔记工具，它又让我提不起任何写作欲望时，我离开了它。我的外部信息管理现在使用 Cubox（印象笔记也是我们最初开发 Cubox 的动机之一），工作写作使用 Bear，个人记录用 Day One。
Notion 的出现让人眼前一亮，我曾经尝试用它来处理所有个人待办、表格数据、笔记… 团队也用它做过一段时间协作，但实在是难以坚持：团队中每个人都需要学习如何适应这种高度灵活的空间。当体验到飞书的开箱即用、清晰有序后，我们果断抛弃了 Notion，我自己也重新让 All-in-One 的数据再次返回不同应用中，它们各司其职，反而有种长舒一口气的感觉。
Notion 仍然是一款非常棒的工具，只是不适合当下的我。我无法忍受在内容整理上投入过多时间，我有太多不明确的、多变的需求，我还没能学会如何完全自由并且高效率地组织这一切。
类似的经历还有很多，当然也包括了开头那个从 OmniFocus 一路尝试各种 GTD 工具，最后放弃 GTD 只使用 Things 清单的故事。我的工作效率似乎并没有因此有任何下降。
需要澄清的是，是否难以维护，其实和功能的强大与否无关，它只与和我自己需求的契合度有关。Day One 是日记界的标杆，功能很强大，但哪怕我只用最基本的几个功能，它也很适合我。有段时间因为需要方便地自定义 Markdown 的 HTML 导出样式，只因为这一个功能使用了一段时间 Ulysses，体验也非常舒适。近期我在考虑用滴答清单替代 Things，只因为便捷的自然语义输入，而非对其他各种功能模块有需求。
虚幻的正反馈，被创造的需求
我用遍几乎所有习惯养成和追踪 app, 深谙上瘾模型的它们，短期带来的效果非常显著：每天在 Apple Watch 上打上最后一个勾时，很有成就感。但一个月过去后，居然「记住要打勾」这个事情本身都成了一个新的挑战。
最终帮助我养成习惯的不是这些 app，而是心底驱动的真正的热爱。比如寒风里等待几个小时，终于拍摄到一张美景；比如长途骑行，风吹过脸颊时不自觉浮现的微笑…… 这些经历本身所能带来的强大反馈比一个勾、一次打卡、一个赞更震撼。
我时常被种草，以为所有数字工具都可以改变自己的生活。但我其实没有睡眠追踪的需求，没有美颜的需求，没有记录喝水的需求，没有记账的必要，甚至没有任何数字社交的欲望…… 我花费了很多时间才意识到，并坦然接受这些。
距离 iPhone 3G 的广告There’s An App For That过去十多年了，谁想到现今的 App 生态如此繁荣，当年的广告语放在今天，终于可以说是毫不夸张。但，There’s an app for that 并不代表 you need an app for that. 使用某个 App，我没法直接获得它所宣传的魔力，更无法成为和其它使用这个 App 的一样的人。有些 App 就像黑洞，我需要投入时间和精力，以获取一个完全不确定的回报。
寻找理想的数字管理系统
再说回开头那个 GTD 工具的例子，我曾经好奇真大佬们是用什么工具管理事务的，也曾经求教，得到的答案令我恍然大悟：哪有工具和方法，他有自己的私人助理啊！
助理可以确保他不错过任何一个重要的行业信息，可以高度统筹，保障他能在正确的时间出现在正确的场合…… 助理就是一个可以自我维护的真人工智能，是使用工具的人，他通过丰富的经验去融合、封装各种可能的方法，最终只提供最高效率的接口给使用者。
联想之前的不想记账这件事，如果你可以轻松地聘用一个很棒的私人财务管家，你还会拒绝吗？
感慨贫穷限制了自己的想象力的同时，我也看到了一个不同的思路：最理想的工具系统，应该不需要费劲心思维护，个人精力应当被最大程度地投入到最重要的事务本身，去创造更高价值。
接着我尝试重新审视自己没能坚持走通的那些道路，并逐渐形成了现在的个人信息管理方式。
以下所有分享仅聚焦于我目前阶段的个人的主观经验，没有干货。（笔者为 Cubox 创始人，工具部分以 Cubox 为主展开，部分配图还原自设计原型。）
我的极简信息管理系统
之所以称之为「极简」，因为相比于其它方式，它是容易理解的、复杂度较低的。在介绍方式上，我也会尽量用平铺直叙的方式展开，不需要任何复杂的解读。
通常当提到极简主义，无论是现实世界还是数字世界，都常常会提及断舍离。幸运的是，我的个人实践中，不需要刻意执行断舍离。微信朋友圈入口我一直是关闭状态，微博目前也是处于每年更新几条的状态。我似乎天然离所有的社交媒体有距离，维护他们会给我带来太多焦虑和没有意义的沟通，因此我不需要刻意离开，不使用他们是常态，使用它们才是被迫营业。
至于数字世界以外的其它方面，我也尝试过断舍离，但只会给我带来负反馈。我的生活已经足够简单，探索世界反而需要拥抱一切不确定性，无论是物质还是精神。因此断舍离并不适合我，至于如何更轻松自在地生活，我相信有其它很多方式。
数字信息也是一样，大部分信息都是外界的，其实本来就和你无关，为什么需要「断舍离」？更有意义的问题应该是：你要获取和留下什么？
1. 半自动化收集
收集和收藏对我们的意义是什么？我曾写过的这篇《我们需要收藏稍后读吗？》，其中表述了我对于收藏的看法。为什么要把收藏单独拿出来讨论？因为现在每次看到讨论收藏工具、收藏行为的文章时，总会听到不少「收藏无用」的声音。
我们习惯性地给收藏加上「囤积」「信息仓鼠症」等负面标签，但也忽略了重要的一点：这些词语描述的对象是人，而非工具。
当你在本能地怪罪于工具，习惯性地吐槽一句就离开，其实只是在合理化自己曾经遭遇的挫折，为自己开脱以获得心理慰藉。我们对于收藏的恐惧本质上来自于收藏之后的不作为，而非收藏本身。
你可以做到不收集和不收藏吗？几乎不能，因为它无处不在，也是刚需：复制粘贴到笔记是收藏，点击 B 站稍后观看是收藏，发送链接到 todo 应用是收藏，甚至从浏览历史中翻找内容，也是在享受（自动）收藏的某种便利…… 任何一个记录工具，无论宣传口号是怎样的，通常都会提供剪藏插件，或涌现三方收集工具，又或是用户本身会用各种方式进行收集，以让信息快速输入和积累到工具中。
基于这一点认识，我是如何有效收集信息的？
我会将信息来源笼统地分为两大类：
稳定来源：这些明确来源的内容，几乎每一篇内容我都会大致看一下，或者至少需要看一下标题和摘要来判断是否要深度阅读，少数派就属于这一类。这部分，以前我是用 RSS 订阅，现在会通过自动化工具和 API 自动转发到 Cubox。
随机来源：这些通常是散落各处的，可能会随时看到的内容，这部分必须使用手动收藏来进行过滤。Cubox 作为我的外部信息中枢，我主要使用：微信助手转发、浏览器 & 系统共享扩展、Mac 系统助手快捷键。这些收集工具我们设计时就希望能不去打断当前的工作。因此 Cubox 每个平台都设计了非常多可选的收集方式：收藏并编辑、深度抓取收藏、快速收藏..……
这两种方式的「半自动化」组合，让我可以对于确定的来源减少信息错过的可能，有稳定的自动输入也免去了切换不同 App 的麻烦。同时，我可以让 Cubox 中的内容噪音控制到最小：相比无论新闻客户端还是 RSS 阅读器，我都不需要做大量的筛选，只有少部分不想看的，可以直接滑动归档。
一站式、半自动化、低噪音，这是一个更易维护的信息收集方式，替代了我之前的 RSS 阅读器 + Pocket + 笔记插件/粘贴的方式。
2. 拥抱「稍后不读」
收藏还有一点最容易被诟病：收藏稍后读似乎意味着必须要阅读，一旦我无法清空阅读列表中所有内容时，会产生各种怀疑和沮丧情绪。
我们不知不觉地把稍后阅读，用成了 todo 了。
在日常工作生活中，我们要做的决策已经够多了，而决定是否要收集，决定是否要阅读，不如更多地交给直觉，不要和自己抗争：真正感兴趣的，需要用的内容，你自然会阅读，如果一个曾经收藏过的内容，你在阅读工具中再看到标题时已经失去了兴趣，不如直接跳过，一键归档。若是以后再想读，可以去归档中重新找回。
这种方式当然会错过很多信息，但那又怎样？我设定的目标是「要获取和留下什么」，而非「不要错过什么」。
如果把收集动作当作一次对于海量信息的过滤，那么我的「开始阅读」其实是第二次筛选。利用好大脑的这个本能，反而整体效率会提升：同样有限的时间内，我阅读的内容价值更高了，愉悦感也更强。
对于那些真正不能够错过的内容，应该怎么处理？我会在阅读工具中创建一个独立的 todo 管理列表，比如使用 Cubox 的星标功能，定期处理其中的内容。这样收集箱里的内容阅读，对我来说就并不是一定要完成的任务。
在一个生机勃勃的自然环境中，无论多么用心地维护，田地里不生长一点杂草是不可能的。但只要杂草没有影响正常庄稼的生长，则应该完全可以接受。
信息也是一样：即使纳入了自己的私人系统，所有信息的价值也是一直在变化的，我们不必追求完美，而应该认可它是一个灵活多变，乱中有序的组织，并专注在你希望收获的庄稼上。
3. 给未来的自己留下便签
阅读是为了向大脑输入营养，但即使我能坚持到阅读完成，并获得了一些新知，在没有任何外力介入的情况下，可能两天后我就会忘记得一干二净。
记忆是不可靠的，我们需要时不时回顾曾经看过的内容，不仅仅是为加深印象，更重要的是可以持续在一个想法上进行思考，以产生更多的认识。
「回顾」通常有两个挑战让我难以长期维持：
无法主动回顾：还是那个懒惰的问题，我好不容易完成了一篇阅读，下次能不能再打开看，就只能随缘了；
不知如何回顾：不是所有内容都需要回顾的，那么阅读完成后，怎么在下一次判断「要不要回顾」？ 我没有办法通过标题（特别是标题党内容）来确认这个内容的价值，除非我在第一次阅读完成后，在卡片上写下了详细的摘要，或者将它移动到了一个「必须回顾」的收藏夹中。幻想着依赖自己的自制力完成回顾是非常难的。
我尝试使用 Cubox 的「标注」来同时优化这两个问题：
首先，标注行为是在阅读的时候进行的，而不是阅读完成特意去进行的，因此动作成本也非常低，对于重点内容只需要划线高亮即可，少部分可以顺手写下一些想法笔记。标注类似于阅读纸质书籍时的马克笔动作。
标注过程也是一个「立即回顾」的过程：划线的时候，我们本能地会多看几遍这段让我们深有感触的文字，来决定要标记哪一部分。
其次，一篇内容最终是否有留下标注，已经天然地产生了「是否要回顾」这个属性。至少标注过的，是大概率有回顾意义的内容，因此你可以直接开始下一篇阅读，而不是需要停下来为以后的回顾单独做处理。
更棒的是，我们的下一次回顾不再需要借由无法判断价值的文章标题开始，而是可以用高价值的段落文字本身作为入口：曾经让你有感触的语句，下次更容易激发你的阅读兴趣，通过这个标注，再去考虑阅读完整的这一篇文章。
Cubox 非常在乎每段话的上下文语境，因为回顾的目标不是有口头的谈资，而是真正获得知识，这种情况下，断章取义并不可取。无论在 Apple Watch、iPhone、iPad，无论是消息通知，还是小组件，都可以通过高亮的回顾，直接点击进入完整的文章阅读。
当我通过多次回顾，认为我已经不需要再看这个内容后，我会直接归档整个文章，它的标注信息会被完整保留下来，防止之后又有需要使用。
如果我有大块的时间，我会直接进入 Cubox 的标注透视列表，主动浏览，做回顾、阅读、笔记、归档等处理。（Cubox 的标注卡片未来会支持更丰富的独立管理能力。）
有了标注能力，对于很多原来优先考虑剪藏的片段，可以改为优先选择直接保存完整页面，再通过标注的形式来形成更高价值的，新的颗粒度卡片。这些卡片和原文的关联，比独立的片段更有价值。
最后一点，标注中的笔记内容，可能承担了很多原本需要在标签中单独标记的关键词，通过标注的搜索功能，我也可以通过文中从未出现过的关键词，来定位到这篇文章本身了。信息的查找、发现因此多了一种可能。
直接用高价值内容激发回顾兴趣，完整提供不脱离语境的上下文，随时随地提供自定义的高信噪比提醒，让回顾渐渐成为了一个自然而然的事情。
4. 用碎片化的方式消解碎片
这听起来和我们之前一直倡导的「去碎片化」有些矛盾。我不太喜欢用碎片化的时间处理信息和工作，相比用手机处理各种信息，我更喜欢正襟危坐在一个固定的环境下进行。
但实际上，碎片化时间的价值也不能一概而论。如果我刚好有 3 分钟，可以看一篇 3 分钟内可以阅读完的新闻，这个时间是完全值得利用的。借助无论是时间转换、空间转换、精力转换，至少你都可以在自己愿意阅读的时候，随时开启一个相对确定的阅读，而不是被迫在其它情景下手忙脚乱。
比如我在工作的时候，朋友发来一篇微信文章推荐，我不确定要多久才能阅读完，虽然手头的工作可以停下来，但还有很多重要的事情要做。这时候我会转发给 Cubox，下班回家的地铁上再打开 Cubox 直接开始阅读。同样是碎片时间，但后者至少是符合我心理预期的，确定可用的时间。
我会用 Cubox 的通知 + 小组件功能来回顾或开始一篇随机阅读。在方便阅读的时间范围内，设置推送 5 个回顾，看到的时候我会从中挑选要进入阅读的。另外，我会直接阅读小组件中的内容推荐，并根据预估时间来判断是否要阅读这一篇，还是重新选择另一篇。
通知和组件，都是一种独立于 App 之外，相对随机的方式。这种方式非常适合合理利用碎片时间。通知很强势，但我们可以控制要推送的时间段；小组件没有干扰，我们哪怕看到也可以不阅读，读不读都不会有压力。
利用可用的碎片时间，去看一些当下最方便阅读的内容。当下次主动打开 Cubox 列表的时候，发现我自己原来已经完成了如此多的阅读。
5. 佛系整理
整理可以算得上是大部分笔记用户最头疼的步骤。虽然我认可整理信息的过程，可以帮助我们重新审视整个系统，整理过程本身是有价值的，价值依然体现在「从混乱到有序」上。但就我自己而言，有很多时间都花费在了维护格式、重构结构、考虑如何分类..……
数字世界的整理不像现实世界那样简单，只需要分门别类放置即可。数字的能力给了我们太多的选择，你可以分类，可以嵌套分类，可以用标签搭建网状结构，可以用双向链接，深度链接来关联内容，甚至内容本身都是可以自由组织段落、目录、引用……
我一直希望能有办法消解以上大部分的整理方式。通过尝试我意识到，至少对于管理「互联网外部信息」，这是完全可行的。
这个整理方式概括下来为：半自动化+少分类或标签+不整理详情。
半自动化
使用智能列表提前设置好要分类的类别。文章具有一些显著的属性，比如来源网址、是否阅读、关键词…… 通过它们的组合，我可以提前设置好比如：微信未读文章、设计文章、电影书籍…… 这样所有需要分类需求的 70% 都可以照顾到了。
少分类或标签
手动分类和标签本来是用来维护收集的信息的，但我常常需要花时间在维护分类和标签本身。因此现在我只会将上一步半自动化无法处理好的部分，进行明确的按照功能分类和标签标记，比如分类 Cubox 工作相关的：运营、产品…… 服务于流程的：已读（没理解需要再读的）、待写作的……
为了让整个系统易于维护，我只会偶尔将内容移动到收藏夹。
标签则是在这个基础上进行临时的标记，一方面服务于智能列表，有些关键词无法直接体现在标题描述，甚至正文全文中；另一方面相对轻松地为未来的结构打下基本框架。
我会在乎收藏夹的精确结构，但目前不会非常关注标签的结构，也不会在乎智能列表的筛选精确度。
关于标签有必要多说一点，它是一个非常强大的工具，能够搭建的信息结构非常灵活多样，但它未必适合所有人。标签容易让一部分人陷入需要花费大量时间整理的陷阱。在标签使用过程中需要明确自己希望标签如何服务于我们：为了灵活的网状结构，为了建立连接？为了方便搜索？为了分类？还是为了便捷的输入标记信息？ 其中很多问题不一定非要通过标签才能实现，找到最适合自己的。我所偏好的标签系统应该是能容纳模糊和冗余的，并且最好不完全由用户自己维护。
不整理详情
阅读类应用和笔记应用的一个最大区别是信息结构。Cubox 目前的卡片结构不支持直接编辑文章内容，只需要维护好一张张卡片就可以，不需要在乎卡片内部组织、标题等等，所有文章都是算法自动抓取和排版好的。
倘若需要进行段落编辑，通常是要笔记写作，除了直接用标注高亮和笔记的方式直接在 Cubox 中留下新的卡片，我还会用自定义导出功能，一键按照所需格式导出到 Bear 或其他笔记工具。减少样式编辑的可能性也是我选择 Bear 而非印象笔记或其他笔记作为写作工具的原因。
Cubox 根据不同需求自定义导出到其它应用
对内容本身的编辑是有非常多种明确需求的，我期待有天 Cubox 会用不同于笔记的方式呈现，比如合并、拆分、主题集合、可视化……
总之，当我失去了一些自由的同时，也获得了另一种新的自由：整理更轻松。
6. 忘记流程
收集、阅读、标注、整理、分享…… 我之前所遭遇的大部分问题，都出自对于每个流程的刻板认识上。我们收集不只是为了防止忘记，我们阅读和标注不只是为了在工具中留下印记，我们整理也不只是为了让一切表相变得完美繁荣。
真实的使用场景是灵活多变的：我们在收集的时候可能需要马上阅读或记录想法，我们希望在原网页中阅读时需要直接进行标注，我们在收集时希望直接分享其中已经看到的精彩片段，我们在回顾的时候，可能需要对部分片段进行加工并重新收集…
因此，虽然上面说了种种在某个流程下的管理方式，但为了更好地服务最终目标，其实流程顺序并没有那么重要，最理想的情况下，流程之间不应该是割裂的，而应该应该让不同流程融合，像私人助理一样，因地制宜地提供必要协助，这是一种组合工具后的工具，是更高维度的「服务」。
Cubox 目前还遗憾无法在这些方面都提供非常棒的支持，我们正在努力中放下焦虑，向目标推进
上文提到的一切，背后都有一个共同的主旨：将精力更多地专注在「我要获得什么」上，而去刻意地放任对于其他方面的容忍度，减少执念，就会在整个信息管理流程上，和对于整个系统的长期维护上，拿回更多自由。这是一种可以抵抗焦虑的自由。
请不要误会，我没有推崇任何的不管理，或随心所欲，而是我希望相对正确地认识什么是「信息管理」。我们做信息管理的目的，是掌控一部分需要的信息，并发挥它们的效能和价值。这个过程的主体是人，工具和技术是支持。
前两天读到这篇《翻阅外公的活页笔记本，我对双向链接与卢曼笔记法感触更深了》，感触颇深，一个多么平凡而精彩的「有延续性」的系统！我们常常手持各种先进的数字工具，但在真实的成效产出上，也许还比不上一本纸质笔记本。
代码执行的效率太高了，高过最强的大脑，数字工具可以随时提供给你足够多的信息，但是不要误以为你需要对所有的信息做出反应，也不要尝试去充分发挥工具的所有可能性。
我会提醒自己，不要随时判断、试图管理一切。管理好自己的欲望，专注在当下。尽管不完美，我至少可以在在混乱中保持前进，去追求更重要的事情，也许最理想的状态会在这个过程中逐渐浮出水面。
工具傍身，应该如有私人助理一样轻松舒适。
这是我所理解的，一种朴素的「信息极简」。
编注：文中提到的一些 Cubox 功能目前为部分平台独占，未来会应用到所有平台客户端。Cubox 的教育优惠已经正式开启，请在官网会员页的支付页面选择「教育优惠」进入查看说明。
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